Innri vefur (innranet) fyrirtækja er mikilvægur en oft vanmetinn þáttur í að byggja upp vel rekið fyrirtæki með ánægðum starfsmönnum. Sigurvegarar í nýrri könnun Capacent um fyrirtæki ársins búa án efa vel að innri upplýsingamiðlun en víða annars staðar er úrbóta þörf.
Fjölmargir þættir ráða ánægju starfsmanna. Einn mikilvægur þáttur er lítið í umræðunni – innri upplýsingamiðlun – en full þörf er á að gera að umræðuefni.
Stjórnendur sem taka innri samskipti alvarlega hafa meira traust, virðingu og uppskera meiri starfsánægju. Það er fátt (fyrir utan mötuneytið) sem vekur meiri pirring hjá starfsmönnum í meðalstórum og stærri fyrirtækjum en sú tilfinning að vera skilinn útundan.
„Af hverju þurfum við að fá fréttir af stofnuninni okkar í gegnum fjölmiðla?“
„Hvernig eigum við að svara fyrir þessa þjónustu þegar viðskiptavinir hafa meiri upplýsingar en við?“
Þessar og fjölmargar aðrar spurningar koma upp á hverjum degi í einhverju fyrirtæki á Íslandi. Ef ekki er brugðist við þá verður fljótlega til kergja sem skilar sér í óánægju, tilfinningu starfsmanna að þeir skipti litlu máli, vantrausti á stjórnendum, stolt af fyrirtækinu minnkar og þjónustuvilji sömuleiðis.
Innri vefur hefur áhrif á afkomu
Afleiðingar af því að sinna ekki innri upplýsingamiðlun geta orðið alvarlegar og haft beinlínis áhrif á afkomu fyrirtækisins. Ég er ekki í nokkrum vafa um að góður innri vefur (innranet) skilar sér á endanum í betri afkomu fyrirtækisins, hvernig svo sem hún er mæld. Hvernig lítur samhengið út?
- Til að ná góðri afkomu verður að bjóða góða þjónustu og/eða vöru
- Til að varan/þjónustan sé góð þá þarf ánægða starfsmenn
- Til að starfsmenn séu ánægðir þá þarf gott starfsumhverfi, kjör og ekki síst öfluga upplýsingamiðlun
- Ergo: Góð innri upplýsingamiðlun / innri vefur hefur bein áhrif á afkomu fyrirtækisins
Í störfum mínum, bæði hjá hinu opinbera og einkafyrirtækjum, hef ég borið ábyrgð á innri samskiptum og fundið hve starfsmenn meta það mikils að fá reglulegar fréttir og aðrar nauðsynlegar upplýsingar um starfsemina. Þetta er ekki síður mikilvægt upp á starfsandann því hluti af góðum innri vef (eða fréttabréfi í minni fyrirtækjum) er umfjöllun um félagslífið og vinnufélagana. Starfsmenn þurfa sömuleiðis að eiga auðvelt með að tjá skoðanir sínar og skynja að þeirra rödd skipti máli.
Öll stærri fyrirtæki ættu að fjárfesta í innri vef og öll fyrirtæki stór sem smá eiga að leggja metnað sinn í að vanda upplýsingamiðlun. En hvar liggur tregðan?
Munaðarlaust upplýsingaskrímsli
Vandinn er yfirleitt sá að stjórnendur hafa takmarkaðan skilning á samhenginu við afkomu fyrirtækisins og mikilvægi fyrir menningu þess. Ef stjórnendur sýna innri vefnum lítinn áhuga fá vefstjórar takmarkaðan stuðning við reksturinn og því eru örlög innri vefa að verða að nokkurs konar upplýsingaskrímsli sem halda engin bönd.
Innri vefir líða einnig fyrir óskýrt eignarhald. Tölvudeildin sem er búin að útvega vefumsjónarkerfi endar oft uppi með innri vefinn án þess að hafa forsendur til að reka hann. Markaðsdeildin hefur miklu meiri áhuga á ytri vefnum og þó að rökin fyrir því að staðsetja öll vefmál á einum stað séu frekar augljós er alls ekki öruggt að innri vefurinn endi þar. Mannauðssvið hefur gjarnan mikinn áhuga á innri vefs málum en vantar vefþekkingu til að sinna hlutverkinu. Niðurstaðan er því oft sú að innri vefurinn er munaðarlaus.
Augljós ávinningur af innri vef
Ávinningur fyrirtækisins er augljós af vel reknum innri vef. Nefnum nokkra augljósa: Ánægðari starfsmenn, minna áreiti í pósti, rekstrarkostnaður lækkar og þjónustan batnar.
Ef það vantar upp á skýra ábyrgð, stuðning stjórnenda, þekkingu og fjármagn þá snýst verkefnið upp í andhverfu sína. Ofhlaðinn innri vefur sem drekkir starfsmönnum í illa skipulögðum og ónauðsynlegum upplýsingum getur gert illt verra.
Það er ár í næstu könnun um fyrirtæki ársins. Á þeim tíma má taka til hendinni. Hefjumst strax handa og munum að fyrsta skrefið er að opna augu stjórnenda.
2 Comments