Hvaða fyrirheit getur fundur með yfirskriftinni „Samvinna starfsmanna með innri félagsmiðlum og aldamótakynslóðin“ gefið? Kannski félagsfræði upplýsingatækninnar? Nei, þegar betur var að gáð þá var fundurinn um samfélagsmiðlun í fyrirtækjum. Eitthvað fyrir mig, áhugamann um innri vefi og bætta upplýsingamiðlun í fyrirtækjum. Svo ég skráði mig.
Fundurinn var á vegum Ský og 100 manns í salnum. Fókusinn var á kerfi, fjallað um Microsoft lausnir, Yammer, Confluence, Wiki, CoreData o.fl. Þekkti nú mest lítið til kerfanna en þó aðeins til Yammer, sem er “Facebook-líki” fyrir fyrirtæki.
Pósturinn og Yammer
Þrátt fyrir talsverðar vísanir í kerfi þá má segja að niðurstaðan af fundinum hafi verið sú að innri upplýsingamiðlun snýst á endanum um fólk og þeirra þarfir. Við heyrðum reynslusögu frá Einari Geir Jónssyni frá Íslandspósti um innleiðingu Yammer.
Markmið Póstsins var að efla þátttöku starfsmanna í hugmyndavinnu og þróun. Það var farið bratt af stað. Kerfið var innleitt á mettíma og verkefnið fékk góðan stuðning stjórnenda. En undirbúningur var ekki nægur og tímasetningin ekki heldur góð en kerfið var innleitt rétt fyrir sumarfrí. Það hefði borgað sig að nota nokkra mánuði í undirbúning og mæta til leiks um haustið. Annað vandamál var að stór hluti starfsmanna er ekki með tölvuaðgang í vinnu og engin netföng auk þess sem meðalaldur er fremur hár (39). Yammer er því ekki í notkun sem stendur hjá fyrirtækinu en vel kemur til greina að gefa því aðra tilraun.
Yammer þótti hins vegar gott kerfi til síns brúks, auðvelt í notkun, engin kennsla nauðsynleg, gott til að halda utan um þekkingu og stuðlar að virkri þátttöku ef rétt er staðið að undirbúningi og innleiðingu.
Samfélagsmiðlun og dauði tölvupóstsins
Guðmundur Freyr Ómarsson frá Microsoft Íslandi kom með ferskar staðreyndir um hegðun notenda á samfélagsmiðlum og hvernig Yammer styður við þátttöku og stuðlar að tímasparnaði í fyrirtækjum með færri fundum, tölvupóstum og annars konar tímaþjófum. Hann taldi að samfélagsmiðlun hjálpaði til við breytingar í fyrirtækjum sem oft reynast erfiðar t.d. við sameiningu fyrirtækja.
Samfélagsmiðlun er góð leið til að halda utan um þekkingu starfsmanna, svara fyrirspurnum og gera svörin aðgengileg öllum í fyrirtækinu í stað þess að læsa í skjölum eða tölvupóstum. Hann ásamt fleiri fyrirlesurum boðuðu dauða tölvupóstsins. Ungt fólk, aldamótakynslóðin (fædd 1980-95), notar ekki tölvupóst og það verður til menningarmismunur í fyrirtækjum.
Guðmundur sagði að stuðningur stjórnenda skiptir sköpum í innleiðingu innri kerfa. Ég er fullkomlega sammála. Hann sagði að það væru fjórir þættir sem væru nauðsynlegir fyrir vel hepnnaða innleiðingu:
- Skýr stefna og sýn
- Stuðningur stjórnenda og þátttaka starfsmanna
- Samþætting deilda, fá alla með hvar sem þeir starfa
- Nauðsyn þess að skilgreina ábyrgð, útnefna starfsmenn til að stjórna verkefninu
Aldamótakynslóðin og BYOD
Snæbjörn Ingi Ingólfsson frá Nýherja fjallaði um aldamótakynslóðina og þróun í þá átt að fólk vilji vinna með eigin tæki í vinnunni eða Bring Your Own Device (BYOD). Hann sagði, sem rétt er, að aldamótakynslóðin svokallaða notar ekki lengur tölvupóst og sættir sig illa við að geta ekki notað eigin græjur í vinnunni. Þessi krafa hefur talsverð áhrif á upplýsingatækni í fyrirtækjum og það sem meira er að unga kynslóðin vill síður starfa í hefðbundnum fyritækjum. Þau leita í frumkvöðlastarfsemi og þar er BYOD stefna ekki vandamál.
RB fækkaði innri kerfum úr 6 í 2
Guðmundur Tómas Axelsson frá Reiknistofu bankanna (RB) sagði frá innri upplýsingamiðlun í ört vaxandi fyrirtæki. RB keypti þekkingarfyrirtækið Teris árið 2012. Hann sagði það hafa verið áskorun að sameina svo ólík fyrirtæki. Alls voru sex kerfi í notkun til að stýra innri upplýsingamiðlun og eitt aðalverkefni hjá þeim var að leita leiða til að samþætta og einfalda kerfin.
Það sem stóð upp úr í fyrirlestri Guðmundar, að mínu mati, var að verkefnið snýst minnst um kerfin. Það er tiltölulega einfalt að sameina kerfi þannig séð en það er mun meiri áskorun að sameina menningu. Fá fólk til að breyta vinnubrögðum og aðlagast.
Þau voru í sitt hvoru lagi (RB og Teris) með ólík kerfi, frá heimasmíðuðum yfir í SharePoint og Wiki. Markmið sem voru sett voru ekki síst að ná betri tengingu milli starfsmanna, safna allri þekkingu á einn stað, fækka kerfum, aukin krafa um samfélagsmiðlavirkni og upplýsingamiðlun, minnka tölvupóst og fækka fundum.
Helsta umkvörtunarefni í RB var að starfsmenn töldu sig ekki fá nægar upplýsingar sem er þekkt vandamál í flestum fyrirtækjum. Fyrirtækið ætlar að fara úr 6 í 2 kerfi, nota Jira fyrir verkbeiðnir og fleira og Wiki / Confluence sem þekkingarbrunn, innri vef og samfélagsmiðil.
Breytt vinnuumhverfi = breytt samskipti
Gunnhildur Manfreðsdóttir og Laufey Ása Bjarnadóttir sem komu frá fyrirtækinu Azazo fjölluðu um þær breytingar sem eru að verða í vinnuumhverfi fyrirtækja og breytingar á samskiptum. Þekking hafi tilhneigingu til að lokast inni. Samskipti og gögn eru dreifð, enginn rekjanleiki, öryggi og áreiðanleiki ekki ásættanlegur og óhagræði í rekstri fylgir.
Fyrirtækið notar í dag hugbúnaðinn CoreData, sem er samskiptavettvangur, heldur utan um samskipti, gögn og er samfélagsmiðill. Með kerfinu verði samskipti skilvirkari og sameiginleg drif eru úr sögunni. Kerfið nær að fanga umræður og smáatriði í tengslum við ákvarðanir. Starfsmenn svara fyrirspurnum og taka þátt í umræðu á tíma sem hentar þeim best.
Umhverfið styður við hvernig fólk vill vinna og nútíma vinnustaður er ekki lengur einn „staður“ heldur ert þú „vinnustaðurinn“. Þú hefur þekkinguna og hún þarf að vera aðgengileg öðrum. Lykilatriði sé að hópurinn tileinki sér nýjar aðferðir og enn og aftur komum við að því sama:
Innri kerfi snúast fyrst og síðast um fólk og menningu en ekki kerfi.
En kerfin geta aðstoðað okkur við að ná markmiðum okkar þegar starfsmenn eru reiðubúnir.
Við svo búið var góðum fundi lokið og ber að þakka Ský fyrir að taka samfélagsmiðlun í fyrirtækjum til umfjöllunar. Með orð síðasta fyrirlesara í huga þá tók ég mig til og settist á kaffihús fram að næsta fundi til að vinna. Enda er ég „vinnustaðurinn“.
