Í gegnum tíðina hef ég skrifað talsvert um innri vefi en forðast að mestu umræðu um kerfi enda duglegur að minna á að innri vefir snúist alls ekki um kerfi heldur starfsmenn. Það þarf samt að ræða kerfi. Hér ætla ég aðallega að gera tvö kerfi að umtalsefni sem valkosti fyrir innri vefi: SharePoint frá Microsoft og Google Apps for Business.
Tækniumhverfi flestra íslenskra fyrirtækja byggir á Microsoft lausnum og tölvudeildir þeirra hafa fjárfest í leyfispakka frá Microsoft. Þar er SharePoint gjarnan innifalið og nýtt sem verkfæri til að setja upp innri vef.
Innri vefurinn er yfirleitt hálf munaðarlaus í fyrirtækjum en tölvudeildin hefur oft nauðug eða viljug tekið hann upp á arma sína. Innri vefurinn er þá sendur í nokkurs konar dagvistun hjá SharePoint þar sem hann fær skjól en kannski fremur litla umhyggju eða framtíðaráform. Agaleysi og stefnuleysi einkenna flesta slíka vefi.
Markaðs- og samskiptasvið eða mannauðssvið sem ættu í raun að sinna “foreldrahlutverkinu” sýna lítið frumkvæði og hafa oft lítið um það að segja hvaða kerfi var valið. Spurningin sem eigendur innri vefsins þurfa að svara er hvort SharePoint sé rétta lausnin fyrir innri vefinn eða er það notað vegna þess að tölvudeildin ákvað það?
Ef við gefum okkur að markmið með nýjum innri vef sé fyrst og fremst að smíða notendavænan vef sem gerir starfsmönnum auðvelt að sæka sér upplýsingar og leysa dagleg verkefni þá er svarið líklega nei. Og þá sérstaklega ef lítið fjármagn fylgir verkefninu.
SharePoint með yfirburðastöðu í heimi innri vefja
SharePoint er algengasta innri vefs tól í heiminum. Það er með um 80% markaðshlutdeild meðal innri vefja Fortune 100 fyrirtækja og almennt um 70% hlutdeild. Sambærilega tölur má sjá um sigurvegara sl. ára í Nielsen Norman Group skýrslunni um bestu innri vefina. Þessi velgengni getur ekki aðeins verið rakin til ákvarðana yfirmanna tölvudeilda fyrirtækja. Augljóslega hlýtur kerfið að þjóna mörgum fyrirtækjum vel miðað við markaðshlutdeild.
Kerfið er þó verulega umdeilt. Til einföldunar þá virðast flestir vera sammála um að helstu gallarnir séu þeir að það reynist erfitt og kostnaðarsamt að aðlaga kerfið þörfum notenda, sérstaklega til að koma til móts við kröfur um ánægjulega notendaupplifun. Þetta kemur skýrt fram í niðurstöðum rannsókna og úttekta á kerfinu, m.a. í samantekt á bestu innri vefjum 2013 hjá Nielsen Norman Group.
Ef fyrirtæki sætta sig við að nota kerfið nákvæmlega eins og það kemur úr kassanum og láta í raun eiginleika kerfisins stýra þörfum notenda þá getur SharePoint virkað ágætlega. Þetta var m.a. niðurstaða í kynningu sem ég hlustaði á eitt sinn um innri vef tryggingafélagsins Varðar. Og þið sem þið þekkið SharePoint umræðuna þá er alltaf síðasta viðkvæðið “já en þetta verður miklu betra í næstu útgáfu”.
Ef ekki SharePoint hvað þá?
Er einhver skynsemi í því að nota hefðbundin vefumsjónarkerfi og þurfa svo að smíða alls kyns sérlausnir til að mæta kröfum t.d. um aðgangsstýringar, vinnuumhverfi, skjalastjórn og öryggis sem SharePoint sinnir ágætlega?
Talandi um vefumsjónarkerfi þá er harla ólíklegt að SharePoint sé fyrsti valkostur vefstjórans eða þess sem mun hafa það sem sitt aðalverkefni að setja upp og stýra vefnum. Kerfið er ekki eiginlegt vefumsjónarkerfi þó það geti virkað sem slíkt. Það er ekki sérstaklega notendavænt í bakenda fremur en í birtingu á framenda þó nýjasta útgáfan sé augljóslega framför. Kerfið er að mestu hannað af verkfræðingum og tölvunarfræðingum.
Það dylst engum sem hefur unnið með mér, og ég fer ekki heldur leynt með það hér, að ég hef ákveðna fordóma gagnvart SharePoint. Sumpart byggir það örugglega á þekkingarskorti en þó hef ég nokkra reynslu af því að vinna með kerfið og hef fylgst með þróun þess frá árinu 2003.
Mér hefur mörgum sinnum verið ætlað að taka þetta kerfi upp þar sem ég hef unnið (í Kaupþingi og Íslandsbanka) en tókst fram á síðasta dag að verjast því að taka upp kerfið sem aðal vefumsjónartól fyrir innri vef (og reyndar ytri vefja líka). Hins vegar var á báðum stöðum búið að innleiða það að mér forspurðum fyrir ýmsar einingar bankanna. Það þýðir samt ekki að ég telji kerfið útilokað um aldur og ævi.
Ég hef fengið kynningu á SharePoint 2013 og veit að það er miklu betra en 2010, 2007 og 2003 en fyrri útgáfur eru samfelld væntingaskipbrotssaga hvað varðar bætur á almennri nytsemi og kerfinu sem vefumsjónarkerfi.
Er Google Apps valkostur fyrir innri vef?
Af minni reynslu er best að halda sig við það kerfi sem viðkomandi fyrirtæki notar fyrir ytri vefinn þ.e. til að leysa þann hluta sem snýr að beinni upplýsingamiðlun eða vefsmíði. Ef þörf er á þá er um að gera að vera opinn fyrir að nýta SharePoint og önnur öflug verkfæri samhliða til að nota sem vinnusvæði, skjalastjórn og jafnvel innri samfélagsmiðlun. Yammer er t.d. kerfi sem er mjög brúklegt sem n.k. innri Facebook kerfi og virkar vel með SharePoint. En það kostar pening og rekstur SharePoint sömuleðis.
Undanfarið hef ég meira verið að velta því fyrir mér hvort Google Apps sé rétta lausnin fyrir þorra íslenskra fyrirtækja. Það er talsverð umræða erlendis um gagnsemi þess að nota Google verkfærin á innri vef. Sitt sýnist hverjum en umræðan fer oft í að verja sterkar sannfæringar sem jaðra stundum við trúarsannfæringar.
Ég er ekki “Google-trúar” en ég játa að ég er aðdáandi flestra verkfæra sem frá þeirri smiðju koma. Það er ekki svigrúm til að fara ítarlega í kosti og galla þess að taka upp Google Apps í þessari grein en þegar ég hugsa meira um það þá eru rökin býsna sterk.
Hvaða tól eru þetta frá Google?
Verkfærin og eiginleikar sem Google Apps for Business býður upp á eru m.a.:
- Leitarvél sem hvert mannsbarn þekkir
- Vefumsjónarkerfi (Sites)
- Skjalautanumhald og vinnusvæði (Drive)
- Tölvupóstur (Gmail)
- Dagatal (Calendar)
- Fundahöld á netinu (Hangout)
- Snjalltækjastuðningur og alltaf aðgengilegt
- Öryggi gagna
Svo getur Google Plus komið sér vel sem tól til innri samfélagsmiðlunar en Facebook hefur reynst mörgum innri vefjum talsverð ógn á því sviði. Megin virkni á innri vefjum margra fyrirtækja er komin á lokaða hópa á Facebook þar sem innri vefir hafa ekki uppfyllt þessa þörf fyrir samfélagsmiðlun.
Google býður upp á vefumsjónarkerfi sem er kallað Google Sites en mér skilst að það sé á mörkunum að vera brúklegt. Mér segir svo hugur að það sé vel hægt að samþætta flest vefumsjónarkerfi í dag með Google lausnum. Að sjálfsögðu ætti að nýta Google Analytics til að greina umferð á innri vefnum.
Hvað með kostnaðinn?
Aðrir kostir þess að nota Google Apps fyrir innri vefinn er kostnaður sem ætti að vera umtalsvert minni en af SharePoint. Það þarf aldrei að gera sérstakar uppfærslur, þær koma sjálfkrafa, og Google vörur eru flestar mjög notendavænar. Þorri starfsmanna er líklega daglega að nota hluta þessara verkfæra og kostnaður af innleiðingu og kennslu er því sáralítill ólíkt SharePoint.
Þegar ég tala mig í gegnum þetta þá verð ég nokkuð sannfærður um að þetta sé a.m.k. leið sem beri að taka alvarlega í innleiðingu og rekstri innri vefja. Vafalaust munu margir mótmæla og telja alla meinbugi á að taka Google Apps verkfæri sem innri vefs valkost. Umræðan er heit á netinu og fyrir áhugasama hvet ég þá til að kynna sér eftirfarandi umræðuþráð um SharePoint og Google Apps.
Þetta þarfnast frekari skoðunar af minni hálfu en ég ákvað að setja þetta fram hér til umræðu og gagnrýni. Orð eru til alls fyrst.
Gaman væri að vita hvort einhver íslensk fyrirtæki hafi tekið ákvörðun um að nýta Google Apps for Business sem sitt innri vefs umhverfi og fá að vita hver reynslan af því hefur verið. Eins væri fróðlegt að heyra reynslusögur fyrirtækja sem hafa nýtt sér SharePoint fyrir innri vefi.
