Samfélagsmiðlarnir sem við þekkjum (Facebook, Twitter, Linkedin, Pinterest o.fl.) hafa verið fyrirferðamiklir í lífi fólks undanfarin ár. Fólk ver drjúgum tíma þar, lætur skoðanir í ljós, á samskipti við vini, fjölskyldu og kunningja, deilir upplifun og þekkingu. Já og hagræðir kannski aðeins sannleikanum. En hvað með innri vefi fyrirtækja, veita þeir svigrúm fyrir þessa þörf fólks til að láta rödd sína heyrast?
Ástandið er mjög misjafnt. Allt frá því að hafa innri vefinn sem einn opinn wiki-vef þar sem allir geta látið skoðanir sínar í ljós yfir í að vera með lokaðan innri vef og meina starfsmönnum aðgang að samfélagsmiðlum í vinnutíma.
Innri vefir þurfa að taka tillit til þróunar samfélagsmiðla og opna farveg fyrir fólk til að tjá sig, hvort sem það er um fréttir fyrirtækisins, matseðil dagsins, láta í ljós skoðanir á mönnum og málefnum og ekki síst að deila þekkingu sín á milli.
Innri vefurinn er mikilvægt þekkingarstjórnunarverkfæri sem er oft vannýtt. Það hefur í gegnum tíðina verið gjallarhorn stjórnenda fyrirtækja þar sem þeir geta komið upplýsingum og eigin rödd áfram til almennra starfsmanna. Kaffistofurnar hafa verið svo látnar um umræðuna.
Fyrirtæki þurfa að leysa þekkingu starfsmanna og skoðanir úr læðingi jafnvel þó þær séu ekki alltaf í fullkomnum samhljómi við skoðanir fyrirtækisins.
Dauði tölvupóstsins
Tölvupóstar gegna sums staðar hlutverki í að miðla upplýsingum og þekkingu á milli starfsmanna en þeir eru á hröðu undanhaldi. Yngra fólkið notar sjaldan tölvupóst, það eru að verða kynslóðaskipti í boðskiptum. Gartner þekkingarfyrirtækið spáði því árið 2010 að samfélagsmiðlun myndi taka við hlutverki tölvupósts sem aðal farveg fyrir innri samskipti árið 2014. Það hefur ekki gengið alveg eftir, a.m.k. ekki hvað Ísland varðar en þróunin er engu að síður hröð. Dauði tölvupóstsins er kannski ekki alveg í nánd en það hriktir í stoðum þessarar tegundar miðlunar.
Ávinningurinn af því að opna fyrir samfélagsmiðlun á innri vef er margþættur. Starfsmenn verða virkari, hraðari ákvarðanataka með færri fundum, bætt þekkingarmiðlun frá öllum sviðum og deildum sem brýtur niður síló, nýsköpun eykst, starfsmenn verða ánægðari í starfi sem á endanum skilar sér í bættri þjónustu við viðskiptavini.
Ólíkar myndir samfélagsmiðlunar
Einhverjir lesendur kunna að vera enn í vafa um hvað ég eigi við um samfélagsmiðlun á innri vef. Elsta formið er líklega flóamarkaðurinn þar sem starfsmenn geta komið varningi eða þjónustu á framfæri. Hver kannast ekki við óþolandi fjöldapósta í fyrirtækjum um rækju- og klósettpappírssölu barnanna? Til að loka á það var farið að bjóða upp á vettvang til að senda inn smáauglýsingar. Önnur form á samfélagsmiðlun eru t.d.:
- Geta sent inn fréttir til birtingar
- Geta uppfært síður á eigin ábyrgðarsviði og persónulegar upplýsingar
- Tjá skoðanir í einföldum viðhorfskönnunum
- Setja inn athugasemdir við efni og fréttir
- Opna aðgang fyrir starfsmannahópa og félög
- Hafa opið vinnu- og verkefnasvæði hópa
- Bjóða upp á skilaboðavegg til að tjá skoðanir, deila myndum og myndböndum
- Deila þekkingu og skoðunum í gegnum míkró blogg
Í McKinsey skýrslu frá 2012 var sýnt fram á að notkun samfélagsverkfæra skili 20-25% meiri framleiðni í fyrirtækjum. Ávinningurinn er ekki síst að þessi miðlun dregur úr svokallaðri sílóhegðun þar sem þekking og skoðanir eru læstar inni í ákveðnum deildum og leitar aldrei út til þeirra sem þurfa á henni að halda. Efni sem er deilt verður finnanlegt fyrir aðra starfsmenn og minni tími fer í að leita að upplýsingum.
Facebook ógnin
Í sumum fyrirtækjum hefur verið tekin sú afstaða til samfélagsmiðla á borð við Twitter og Facebook að þeir dragi of mikið úr framleiðni og einbeitingu. Starfsmenn verji of miklum tíma þar á kostnað vinnunnar. Það geta verið góð rök með þessari ákvörðun en yfirleitt er hún tekin vegna hræðslu. Ótti er aldrei góður grundvöllur ákvarðanatöku.
Mikil notkun samfélagsmiðla á borð við Facebook hefur ekki aðeins verið talin ógn við framleiðni og vinnusemi starfsmanna heldur einnig mikil ógn gagnvart tilvist innri vefja. Sumir hafa gengið svo langt að segja að Facebook geti leyst innri vefinn af hólmi, þeir séu gamaldags fyrirbæri. Það finnst mér í meira lagi hæpið, ekki síst í ljósi þess að Facebook og aðrir samfélagsmiðlar hafa engan veginn nægilega góðan upplýsingaarkitektúr, erfitt er að finna gögn þar, það eru ekki allir starfsmenn á Facebook og svo vitaskuld fyrir þær sakir að með því að færa innri vefinn þangað þá er búið að afsala sér ákveðnum eignarrétti á gögnum sem þar birtast og hætta er á að sagan muni glatast ef samfélagsmiðilinn hlýtur ótímabæran dauðdaga.
En hvað sem þessari skoðun líður um hve innri vefurinn sé gamaldags þá þarf að taka Facebook ógnina alvarlega. Ef fyrirtæki taka þá afstöðu að innri vefurinn sé fyrst og fremst gjallarhorn, skoðanir starfsmanna fá ekki farveg, starfsmannahópar fá ekki svæði til að vinna með og lokað er á þekkingarmiðlun þá leitar þessi þörf annað. Hún finnur sér farveg í samfélagsmiðlum þar sem stofnaðir eru lokaðir hópar til að miðla myndum úr félagslífinu, skiptast á skoðunum og finna “næði” gagnvart æðstu stjórnendum, t.d. að tala “illa” um afstöðu þeirra til samfélagsmiðlunar.
Ég þekki mörg dæmi um innri vefi sem eru líflausir en á lokuðum hópum á Facebook blómstrar umræðan og þeir sem hafa ekki aðgang eða kjósa að vera utan samfélagsmiðla verða utan gátta í umræðunni.
Hver er þá lausnin?
Eina leiðin til að sporna við þessu er að opna dyr innri vefsins fyrir þekkingar- og samfélagsmiðlun. Og það sem gleymist yfirleitt alltaf er að gera ráð fyrir því að það sé einhver sem stýri innri vefnum og fái svigrúm til að þróa hann áfram í samvinnu við starfsmenn og þarfir þeirra. Að öðrum kosti er innri vefurinn svo gott sem dauðadæmdur. Verður aðeins vettvangur fyrir “leiðinlegu” hlutina en allt sem er skemmtilegt gerist utan hans.
