Innri vefir eru ekki sérlega fyrirferðarmiklir í umræðu um vefmál hér á landi. Bæði er samfélagið lítið og erfitt er að ná fram umræðu um vefi sem eru flestum huldir. En þurfa öll fyrirtæki innri vef? Er réttlætanlegt að leggja í þann kostnað? Hver er ávinningurinn?
Þessi grein var upphaflega birt á bloggi Hugsmiðjunnar.
Það er alls ekki sjálfgefið að öll meðalstór og stór fyrirtæki þurfi innri vef. Þau minnstu komast af án hans. Til að komast að skynsamlegri niðurstöðu þarf að komast að því hverju innri vefurinn á að skila og hversu miklu þarf að kosta til.
Hvernig gengur þínu fyrirtæki að sinna innri upplýsinga- og þekkingarmiðlun?
- Eru tölvupóstar íþyngjandi?
- Eru hópar að vinna saman í skjölum og senda þau sem viðhengi?
- Eru innri samskipti komin að stórum hluta á Facebook?
- Finnurðu aldrei skýrslurnar sem þig vantar en veist að eru til?
- Áttu erfitt með að finna símanúmer og netföng starfsmanna?
- Var léleg upplýsingamiðlun meginástæðan fyrir slæmri útkomu í síðustu starfsmannakönnun?
- Verðu miklum tíma á degi hverjum í eltingaleik við upplýsingar, finna símanúmer, ganga frá ferðauppgjöri, tímaskráningum, leit að skjölum og ekki síst pirringi yfir að finna ekki neitt?
Ef þetta lýsir ástandinu á þínum vinnustað þá er líklega góð ástæða til að hefjast handa við að smíða innri vef.
Vertu viss um hvað þú vilt fá
Sumir sjá ofsjónum yfir því að koma upp innri vef. Aðrir líta svo á að þetta sé ekki mikið mál, verkefnið snúist fyrst og fremst um að finna kerfi sem leysir vandamálin.
Hvorugur hópurinn hefur rétt fyrir sér.
Smíði á innri vef er vandasamt verkefni en það er hægt að vinna það skynsamlega og þarf ekki að sliga reksturinn. Umfram allt snýst verkefnið alls ekki um kerfi, hvað sem tölvudeildin kann að halda fram.
Ákvörðun um að koma upp innri vef þarf að vera tekin út frá niðurstöðu þarfagreiningar. Fyrst þarf að skilgreina hvað það er sem innri vefurinn á að skila og í framhaldi af því þarf að búa til viðskiptafærið (fyrirgefið þetta orð, mér finnst það ömurlegt en það er víst þýðing á Business Case) og skilgreina árangursmælikvarða.
Leiðir þarfagreiningin í ljós að það borgi sig að fara út í fjárfestinguna eða ekki? Hver eru markmiðin sem þitt fyrirtæki hefur sett sér?
Er markmiðið að:
- Bæta upplýsingamiðlun og innri samskipti?
- Minnka rekstrarkostnað?
- Minnka þann tíma sem fer í leit að upplýsingum?
- Auka skilvirkni, forðast tví- og margtekningar í vinnu starfsmanna?
- Viðhalda þekkingu í fyrirtækinu?
- Auka möguleika á sjálfsafgreiðslu starfsmanna?
- Bæta liðsandann?
Það getur verið allt þetta, það getur líka verið fyrst og fremst einn þáttur eða eitthvað þar á milli.
Ef þú hefur komist að þeirri niðurstöðu að það sé forsvaranlegt að fara út í fjárfestingu í innri vef þá þarftu að vera tilbúinn til að svara þeirri spurningu hvort fyrirtækið hafi metnað og úthald í að viðhalda innri vefnum og þróa hann áfram? Er búið að finna starfsmann sem hefur það verkefni að stýra vefnum? Fylgir fjármagn rekstrinum? Er búið að tryggja stuðning stjórnenda við innri vefinn?
Ef stuðningur stjórnenda og fjármagn er ekki til staðar en fyrra atriðið er forsenda hins síðara þá er að mínu mati betra að sleppa því að fara í þessa vegferð. Leyfa starfsmönnum að finna þá sjálfir út hvernig þeir miðla þekkingu og eiga í samskiptum.
Í öllu ferlinu má aldrei missa sjónar á því að innri vefur snýst fyrst og síðast um starfsmenn og þarfir þeirra. Rétt eins og ytri vefur snýst um notendur. Allt þarf að taka mið af því. Það gildir um framsetningu upplýsinga, aðgengi að verkfærum, þátttöku í umræðu og öllu öðru sem þarfagreiningin leiðir í ljós.
Allt þetta kostar peninga. Það fer tími starfsmanna í undirbúning, kannski þarf aðkeypta ráðgjöf, fjárfesta í upplýsingatækni og ekki síst vegna kaupa á kerfum.
Reynslusaga af innri vef
Á þeim innri vef sem ég þekki best (innri vefur Kaupþings 2005-2008) var höfuðmarkmiðið að færa fólk saman, samræma vinnumenningu úr ólíkum fyrirtækjum sem voru að sameinast. Önnur markmið voru að auðvelda fólki að finna upplýsingar um starfsmenn hvar sem þeir unnu og gera aðgengilegt efni sem tengdist ímynd og markaðssetningu.
Til að ná þessum markmiðum var höfuðáhersla á sýnleika starfsmanna frá öllum starfsstöðvum t.d. með viðtölum, umfjöllunum og fréttum. Markaðs- og ímyndarefni var matreitt á áhugaverðan og lifandi hátt. Það átti að vera gaman að nota innri vefinn. Starfsmenn gátu auðveldlega haft áhrif á þróun vefsins með könnunum, innsendu efni, ljósmyndasamkeppni o.fl.
Mikil áhersla var lögð á öfluga símaskrá, góða leit og möguleika starfsmanna til að persónusníða upplýsingar sem voru mikilvægastar með “minni símaskrá”, “mínum síðum” og fleira.
Á þessum vef var ekki meginmarkmiðið að spara rekstrarkostnað eða koma upp öflugum vinnusvæðum. Það átti reyndar að verða í síðari fasa (sem svo ekki varð).
Ofangreint er dæmi um hvernig markmið voru sett og árangursmælikvarðar skilgreindir. Staðfesting á því að vel tókst til fékkst í könnun meðal starfsmanna á ánægju með innri vefinn, starfsmannaánægju og þekkingu á gildum fyrirtækisins. Auk þess sem vefurinn hlaut alþjóðlega viðurkenningu Nielsen Norman Group.
Lykilatriðið í að vel tókst til með þennan innri vef var að þar var óskoraður stuðningur æðsta stjórnanda og þar með fylgdi góð fjárveiting og mannskapur til að sinna innri vefnum.
Kynntu þér málin betur
Áður en þú hugar að smíði á innri vef fyrir þitt fyrirtæki þá þarftu að skilgreina markmiðin, hverju hann á að skila og skilgreina árangursmælikvarða. Að því búnu þarf að svara því hversu miklu þarf að kosta til og hvort sú fórn sé þess virði.
