Áætlanagerð í vefmálum – hvað kostar vefur?

Á þessum árstíma eru margir vefstjórar að leggja lokahönd eða eru nýbúnir að skila áætlanagerð fyrir kostnað vegna vefmála árið 2015. Í þessari grein er gerð tilraun til að vega og meta þarfir og fjárfestingu vefstjóra fyrir næsta ár.

Það er alltof algengt enn þann dag í dag að vefstjórar hafi fremur lítið um fjárveitingar til vefmála að segja. Þeim er oft á tíðum skammtað úr hnefa næsta yfirmanns sem er stundum markaðsstjóri, yfirmaður tæknimála, skrifstofustjóri eða annar ráðsmaður fjármála í fyrirtækinu.

Hefur þú sjálfstæða fjárveitingu til vefmála?

Mig rak í rogastans um daginn þar sem ég var á fundi með um 50-60 vefstjórum hjá hinu opinbera og spurði hvort þeir hefðu sjálfstæða fjárveitingu til vefmála? Þá meina ég hvort vefstjórar hafi fjárveitingu sem aðrir í stofnuninni geta ekki snert. Það voru 2-3 hendur sem fóru á loft með semingi.

Þetta er hræðileg staða að vera í. Myndum við sætta okkur við að reka heimilið okkar ef við byggjum við það ástand að gömul frænka eða aðrir ráðríkir ættingjar gætu seilst í peningana sem við ætlum til að reka heimilið? Nei líklega ekki.

Það er lygilega algengt að vefstjórar búi við það ástand að missa fjárveitingu til vefmála t.d. vegna þess að auglýsingakostnaður hefur farið úr böndunum. Það reyndist of dýrt að gera eina sjónvarpsauglýsingu. Eða komið hafi upp krafa um að endurnýja tölvubúnað í fyrirtækinu og þar með þurfi vefurinn að herða sultarólarnar.

Ég bjó við þetta ástand á árdögum mínum í embætti vefstjóra. Þá var ég reynslulítill en með metnað. Til að reka vefina þurfti að reiða sig á þjónustu tölvudeildarinnar þar sem voru viljugir starfsmenn og þjónustulundaðir. En þeir höfðu yfirmenn. Fyrsta árið mitt í starfi fékk ég áætlun í arf frá forvera mínum sem leit ágætlega út og mér fannst ég geta klárað flott verkefni með þeim fjármunum. En á seinni hluta ársins fékk ég sífellt minni tíma úthlutuðum. Það kom í ljós að forritarar, sem ég átti að hafa til umráða, voru teknir í “mikilvægari” verkefni og mér gert að bíða. Þetta var á þeim tíma sem vefstjóri var staðsettur í tölvudeild en ég var titlaður vefritstjóri á sölu- og markaðssviði.

Það voru aðhaldstímar í fyrirtækinu. Á síðasta ársfjórðungi var mér falið að gera grein fyrir kostnaði við vefmál það árið og hvert stefndi. Ég tók þetta samviskusamlega saman og kynnti niðurstöður sem sýndu að við værum 25% undir áætlun og ljóst að með sama framhaldi yrðum við verulega langt undir áætlun ársins. Forstjórinn klappaði og lofaði þennan “árangur” á erfiðum tímum. Ég hélt ræðu minni áfram og sagði þetta ekki komið til af góðu og beindi orðum mínum til yfirmanns tölvumála sem einnig sat fundinn. Ég fengi hreinlega ekki að eyða peningunum sem var búið að úthluta vegna þess að önnur “mikilvægari” verkefni í hugbúnaðarþróun hefðu forgang.

Þetta var síðasta árið sem ég þurfti að búa við þetta fyrirkomulag. Ég fékk það í gegn með stuðningi míns yfirmanns að sérstök fjárveiting yrði til vefmála, ég yrði gerður að vefstjóra og við fengum að kaupa aðkeypta þjónustu vefara og hönnuða og ráðstafa fjárveitingum án afskipta tölvudeildar. Þetta var árið 2002. Og mér finnst sorglegt að árið 2014 séu svo margir vefstjórar í þessari stöðu sem ég hef lýst.

Ef það er ekki of seint. Berjist fyrir því að þið fáið ósnertanlega fjárveitingu til vefmála árið 2015. Vefurinn ykkar á það skilið. Verið dálítið frek og færið rök fyrir máli ykkar. Vefurinn er mikilvægasti snertiflötur við viðskiptavini fyrirtækja og vægi hans í tekjum, ímynd og þjónustu fer ekkert minnkandi.

Auðvitað er aðstaðan mismunandi. Í minni fyrirtækjum er kannski ekkert svigrúm í rekstrinum fyrir óvænt útgjöld og þá getur vefurinn þurft að líða fyrir það eitt árið en vonandi fær hann uppreisn æru næsta árið. Í flestum meðalstórum og stærri fyrirtækjum á hins vegar að vera skýr fjárveiting og ósnertanleg til vefmála.

En hvað á ég að biðja um mikinn pening?

Í nóvember ættir þú sem vefstjóri að vera kominn með nokkuð skýra mynd af þeim verkefnum sem þú vilt hrinda í framkvæmd á næsta ári. Nú vona ég að ég sé ekki að búa til of mikið samviskubit hjá þér lesandi góður en ef þú veist það ekki þá er enginn annar líklega að spá í því. Þetta er á þína ábyrgð.

Tímagjald sérfræðinga í vefmálum er sjaldnast undir 10.000 krónum án vsk. Algengt verð er frá 12.000 – 20.000 kr. Stærri veffyrirtæki eru oft með gjaldskrá yfir 15.000 kr en þau minni gjarnan undir 13.000 kr. Svo veita þessi fyrirtæki afslætti og tilboð. Tímagjald Fúnksjón vefráðgjafar er 12.900 kr. + vsk.

Kostnaðarliðir sem þú þarft að hafa í huga fyrir vefmálin eru t.d.:

• Greiningarvinna og ráðgjöf
• Efnisvinna, textagerð
• Vefumsjónarkerfi
• Hýsing
• Þjónustusamningar
• Vefhönnun
• Vefun (html / css)
• Forritun
• Leitarvélabestun
• Auglýsingakostnaður (Facebook, Google o.fl.)
• Notendaprófanir
• Aðgengisúttektir
• Ráðstefnur, námskeið, bóka- og tímaritakaup
• Lén o.fl.

Dæmi 1: Nýlegur vefur til staðar

Ef staðan er sú að þú ert með tiltölulega nýjan vef og fremur stöðugt ástand í annarri rafrænni þjónustu fyrirtækisins þá er engu að síður um að gera ráð fyrir góðri fjárhæð í reksturinn. Hefur t.d. stefnumótun fyrir vefinn orðið útundan? Er ástæða til að áætla fjárveitingu í mótun vefstefnu. Er hægt að auka sjálfsafgreiðslu, bæta við rafrænum umsóknum og þannig létta á öðrum þjónustuleiðum fyrirtækisins?

Þarftu ekki að kanna hvort notendur vefsins geti auðveldlega leyst verkefni á vefnum? Er ekki tilvalið að gera ráð fyrir notendaprófunum. Þarftu jafnvel aðgengisúttekt á vefnum eða annað sérfræðimat? Þú þarft að koma vefnum á framfæri og minna á hann í samfélagsmiðlum og í Google. Þetta kostar smá pening. Er kominn tími til að huga að innri vefnum sem hefur e.t.v. orðið útundan í vefþróun fyrirtækisins?

Í þessu dæmi getur vefstjórinn kannski treyst sér til að leiða vefstefnumótun og sett upp einfaldar notendaprófanir vegna þess að hann fylgist svo vel með bloggi sérfræðinga! Gott og vel en það þarf að kaupa aðgengisúttekt og verja ákveðnum fjárhæðum í auglýsingar. Þetta dæmi er frekar auðvelt að reikna og fjárhæðin verður aldrei há.

Hér er erfitt að segja hver fjárhagsáætlunin eigi að vera enda vefirnir misstórir og þarfirnar ólíkar. Farðu yfir verkefnin sem þú telur nauðsynlegt að ráðast í, hafðu í huga taxtana sem ég nefni hér að framan og byrjaðu að reikna.

Dæmi 2: Kominn tími á endurnýjun

Núverandi vefur kann að vera kominn að fótum fram og augljós þörf á nýjum vef. Það er ekki svo einfalt að það sé hægt að alhæfa um kostnað við eitt stykki vef en kostnaðurinn getur legið frá því að vera í kringum 150 þúsund krónur fyrir allra einföldustu vefi upp í 10-20 milljónir fyrir stóra og flókna vefi. Og dæmi þekkjast vissulega um enn ódýrari og mun dýrari vefi. Höldum okkur samt við bilið 150 þúsund í 15 milljónir, sem er verulega breitt!.

Ef þú ert einyrki eða með lítið fyrirtæki er skynsamleg leið að velja opið vefumsjónarkerfi eins og WordPress. Fara svo í að skilgreina markmið með vefnum, markhópa, lykilverkefni og finna svo tilbúið sniðmát t.d. á ThemeForest sem mætir þörfum þínum. Næst er að finna hentugan hýsingaraðila og kaupa e.t.v. tækniaðstoð ef þú ert óörugg/ur með uppsetninguna. Fjölmörg fyrirtæki bjóða einnig ýmsar pakkalausnir (og tala um heimasíður) alveg niður í nokkra tugi þúsunda fyrir eitt stykki vef. Ég hvet fólk til að kynna sér vel smáa letrið og leita ráða hjá sérfræðingum áður en slík leið er farin.

Ofangreind lausn hentar ekki jafnvel vefjum meðalstórra fyrirtækja sem eru kannski fyrst og fremst þjónustu- og upplýsingavefir með einfaldri virkni en sérhæfðri hönnun og sætta sig ekki við tilbúin sniðmát. Slíkir vefir kosta líklega ekki undir 1 til 1,5 milljón króna. Þú þarft að gera ráð fyrir að kaupa að lágmarki 20-30 tíma í hönnun og kannski 40-60 tíma í vefun og einfalda forritun. Tökum vegið meðaltal og endanlegur fjöldi sérfræðitíma í hönnun og forritun er 75 klst.

Á undanförnu ári hefur mér sýnst sem að lítil og meðalstór fyrirtæki sem vilja sérhannaðan vef utan um þarfir fyrirtækisins séu að greiða um 1,5 til 2,0 m.kr. fyrir hönnun og vefun/forritun fyrir nýjan vef. Um leið og bætist við sérvirkni eins og reiknivél, innskráningarsíður fyrir viðskiptavini, vefverslun, sérforritun og tengingar við önnur kerfi og gagnagrunna fer verðið í 2 til 4 m.kr. og þessar fjárhæðir eru reyndar fljótar að hækka ef kröfur aukast um ýmsa sérvirkni.

Stærri fyrirtæki og stofnanir, sem hafa mikinn metnað og vilja bjóða upp á öfluga sjálfsafgreiðslu til viðbótar við metnaðarfullan og vel hannaðan upplýsinga- og þjónustuvef geta búist við að endanlegur kostnaður við vefinn fari yfir 5 m.kr. Það sem reynist yfirleitt kostnaðarsamast er sérfforritun, flóknar tengingar við viðskipta- og bókhaldskerfi, reiknivélar, mæta kröfum til öryggismála, mörg sniðmát og sérhönnun fyrir ýmsa virkni. Hér getur kostnaðurinn oft farið yfir 10 m.kr.

Hvað þá með undirbúning og þarfagreiningu?

Hér að ofan hef ég nefnt tölur um hve mikill kostnaðurinn getur orðið við hönnun og smíði vefja. Skynsamlegt er að verja góðum tíma í undirbúning og þarfagreiningu. Fjárfesting í tíma ykkar og mögulega aðkeyptri ráðgjöf getur margborgað sig. Ef verkefnin eru vel skilgreind og undirbúin með vandaðri kröfulýsingu getið þið lækkað kostnaðinn til muna við hönnun og vefun/forritun.

Fyrirtæki sem leita til mín hafa úr misháum fjárhæðum að spila eðli máls samkvæmt. Til að vega og meta hversu langt sé hægt að ganga í undirbúningi, notendarannsóknum og þarfagreiningu reyni ég að átta mig fyrst á hversu mikið verkefnið má kosta. Lágmarksundirbúningur fer tæplega undir 10 tíma með gerð einfaldrar kröfulýsingar, fundi með eiganda vefsins og greiningu á notkun núverandi vefs ef hann er til staðar.

Fyrir meðalstóra vefi sem hafa sinnt ágætlega eigin undirbúningsvinnu en vantar sérfræðiráðgjöf varðandi gerð kröfulýsingar, vefgreiningu, samkeppnisgreiningu, einfalda notendaprófun, rýni á umferð um núverandi vef, tilboðsgerð og mati á tilboðum þá fer tímafjöldinn í um 25-30 tíma með fundum.

Stærri og metnaðarfullir vefir sem vilja rýna ítarlega í þarfir sinna notenda, taka að auki, við það sem er nefnt hér að framan, viðtöl við viðskiptavini og hagsmunaaðila, skipulagning flokkunaræfingar (card-sorting), ítarlega vinnu með stýrihópi, skissugerð (wireframe) o.fl. Í slíkum verkefnum má búast við að undirbúningur sérfræðings fari í 50-75 tíma fyrir utan notendaprófanir og aðgengisúttektir sérfræðinga sem ég mæli með að fjárfesta einnig í.

Minnkaðu áhættuna með góðum undirbúningi

Í þessari grein hefur verið gerð tilraun til að gefa vefstjórum sæmilega glögga mynd af kostnaði við undirbúning, hönnun og smíði á vef. Þetta er allt breytingum háð. Kostnaður getur sveiflast talsvert en með góðum undirbúningi er hægt að lágmarka þessar sveiflur og gera raunhæfari áætlanir um kostnað við vefmálin.

Að lokum óska ég ykkur góðs gengis við áætlanagerðina og gangið hart fram í því að hún verði ósnertanleg árið 2015!