Miðvikudaginn 14. janúar 2015 var haldinn fundur um innri vefi á vegum faghóps um vefstjórnun hjá Ský. Mætingin var gríðarlega góð en alls voru 220 skráðir, komnir til að rýna í innri vefi Icelandair, Marel, Fjársýslunnar og N1.
Erindin voru öll áhugaverð og fjölbreytt. Fyrirlesarar kynntu nýlega vefi með ólíkri nálgun. Við sáum vefi fyrirtækja í alþjóðlegu umhverfi með mikinn fjölda starfsmanna, við sáum íslenskt fyrirtæki sem er mjög dreift og litill hluti starfsmanna sem situr við tölvu og við sáum hvernig sofandi risaeðla í opinbera geiranum tók sig á flug í innri vefs málum. Miðað við áhugann á fundinum þá má búast við talsverðri grósku í þessum hluta vefheimsins á komandi misserum.
Innri vefur Icelandair
Sigurður Anton Ólafsson, vefstjóri innri vefs fyrirtækja Icelandair Group, fór yfir hönnun og smíði innri vefs Icelandair. Í gegnum tíðina hafa margir litið til fyrirtækisins í innri vefs þróun og ekki að ósekju. Vefnum hefur verið vel sinnt og nýi vefurinn leggur áherslu á góða hönnun og viðmótsforritun.
Hugmyndin með nýja innri vefnum var að hann yrði einhvers konar innra dagblað. Vefurinn er myndrænn og er með mikið af fréttum og reglulega uppfærður. Sigurður Anton nefndi sérstaklega að flugmenn hefðu lýst yfir ánægju með vefinn sem væri talsverður sigur því það er ekki auðvelt að gera þann hóp ánægðan og vísaði til nýlegra kjaraviðræðna!
Myndbönd og myndir eru mikið notaðar t.d. til að gefa innsýn í markaðsstarf Icelandair erlendis. Sigurður Anton hefur sótt ljósmyndanámskeið og starfsmenn hafa aðgang að góðum myndavélum og “lightroom”. Lögð var áhersla á aðgengilegar fundarherbergjabókanir og hægt er að sjá staðsetningu starfsmanna í skipuriti frá símaskránni.
Notkun á innri vefnum tók stökk í framhaldi af opnun nýja vefsins. Hann er samfélagsmiðaðri og býður upp á “læk” og komment. Hann er einnig persónulegri en áður. Starfsmenn geta sniðið hann að hluta að sínum þörfum, haft greitt aðgengi að eigin verkfærum, tenglum, verkefnum og skjölum í gegnum My Sidebar.
Að sjálfsögðu er mikilvæg virkni eins og matseðill og afmælisbörn dagsins til staðar. Að mati Sigurðar Antons skiptir sköpum að hafa vel uppfærðan vef og að hann sé aðlaðandi í útliti.
Nýr vefur var settur upp í SharePoint 2013 sem gafst vel, ekki síst í tengslum við samfélagsmiðlunarhlutann. Hönnunin var í höndum Arnars Ólafssonar hjá Skapalón og Spektra vann með þeim í uppsetningu.
Sigurður Anton sýndi fjölda skjáskota af innri vefnum sem var áhugavert að rýna og má finna í glærunum frá fundinum.
Innri vefur Fjársýslunnar
Stefanía Ragnarsdóttir, sérfræðingur hjá Fjársýslunni, var ekkert að skafa utan af því í upphafi fyrirlestursins og ræddi um að flestir litu á Fjársýsluna sem sofandi risaeðlu. Meðalaldur í stofnuninni er hár og innri vefs miðlun var fyrst og fremst í formi skjalavistunar á sameiginlegum drifum.
Vinna við nýjan vef hófst vorið 2013 með undirbúningsvinnu, m.a. fékk Stefanía nokkur skjáskot frá fyrirtækjum, fór í rannsóknarvinnu á netinu og hafði samband við marga. Hún setti niður allt sem var áhugavert og gæti nýst. Þau fóru skipulega í greiningarvinnu þar sem verkefnum var forgangsraðað m.a. í áhugavert og nauðsynlegt.
Tilgangurinn var að þjóna öllum starfsmönnum og bjóða upp á gagn og gaman. Síðan átti að vera lifandi með efni frá starfsmönnum, t.d. fróðleikur og uppskriftir. Markmiðið var líka að minnka áreiti í tölvupóstum.
Starfsmannafélagið og matráður voru sérstaklega kallaðir til með ábendingar um efni og viðbrögðin voru mög jákvæð. Það var mikið flæði hugmynda en ákveðið að byrja frekar smátt og víkka svo verkefnið út.
Mikil vinna var lögð í að grisja eldri myndir sem eru hægt og bítandi að detta inn. Fyrir símaskrá senda starfsmenn inn eigin mynd og kallað var eftir grunnupplýsingum frá fólki sem gekk þó frekar treglega og fékk mismunandi viðtökur.
Aðalaðdráttarafl innri vefsins er matseðillinn sem er eingöngu aðgengilegur í gegnum innri vefinn og starfsmenn skrá sig í mat þar.
Það er enn verið að móta síðuna og unnið er úr ábendingum um efni og virkni frá starfsmönnum. Í burðarliðnum er að setja inn viðburðaskráningu. Aðeins ritstjóri birtir efni og les allt yfir en fyrst og fremst til að tryggja samræmda framsetningu en ekki stunda ritskoðun. Starfsmenn geta þó skráð sjálfir hluti á flóamarkaðinn. Fjársýslan notar Google Analytics til að fylgjast með umferð.
Leitað var til Hugsmiðjunnar og vefurinn var settur upp í Eplicu eins og ytri vefurinn. Hönnun á nýjum ytri vef var notuð sem grunnur að útliti innri vefsins.
Innri vefur Marel
Björgvin Brynjólfsson, innri vefstjóri Marel, sagði frá uppbyggingu MyMarel eins og innri vefurinn heitir. Marel hefur vaxið hratt undanfarin ár með starfsemi víða og mikil þörf var á að koma upp almennilegum innri vef sem allir starfsmenn hafa aðgang að með sérstakri áherslu á gildi fyrirtækisins.
Lagt var upp með vefurinn væri vel hannaður. MyMarel er meira en bara innri vefur, hann er heildarlausn í innri samskiptum. Lykilatriði hjá Marel er hafa “local communicators” eða fréttaritara á hverjum stað sem sjá um innri samskipti og innri vefinn á hverjum stað en alls eru 4000 starfsmenn hjá fyrirtækinu.
Fréttir eru sífellt meira lesnar og fjöldi þeirra hefur aukist þar til síðasta árið þegar þeim fór að fækka en lesturinn jókst engu að síður. Megin ástæðan er að staðbundnar fréttir á eigin tungumáli voru fleiri en áður þökk sé fréttariturum á hverjum stað.
Þegar farið var í uppfærslu á vefnum var mikið púður lagt í efnisvinnu en Björgvin lagði áherslu á að gamla efninu yrði ekki sópað yfir á nýja vefinn. Allt yrði að endurmeta, taka út, skrifa nýtt eða endurskrifa.
Björgvin ákvað opnunardag 12. desember 2014 og sagði mikilvægt að halda sig við ákveðna dagsetningu þó allt sé ekki tilbúið enda vefir í raun aldrei tilbúnir. Það sem reyndist flóknast að endurgera var lagt til hliðar og ákveðið að vinna síðar.
Lagt var upp með að efla leitina sem var reyndar góð fyrir. Hann fór að fá komment frá starfsmönnum um að það væri loksins hægt að finna eitthvað á innri vefnum! Einnig var lagt upp með að gera vefinn að hluta persónusniðinn með sérsniðnum og staðbundnum síðum þannig að starfsmenn t.d. í Hollandi fái fréttir á sínu tungumáli og sem varðar þeirra starfsemi sérstaklega. Einnig er í áætlun að starfsmenn geti vaktað ákveðinn iðnað.
Á vefnum er unnið stöðugt að viðhaldi með 80 virkum fréttariturum. Hver síða á vefnum hefur eiganda sem hægt er að sjá á síðunni. Björgvin vill gera kröfu um að tvisvar á ári sé síðan uppfærð og efni sem er ekki uppfært verði tekið til hliðar.
Björgvin gat þess að það væri mikilvægt að geta sagt NEI, ekki láta undan öllum kröfum notenda um að færa sitt efni í forgang. Það verður að fylgja rökstuðningur.
Mikið er lagt upp úr formum og sjálfsafgreiðslu, t.d. í skráningum starfsmanna á viðburði. Hann sýndi einnig þekkingarbrunna fyrir einstakar deildir og snjalla fundarherbergjalausn.
Myndbönd eru mikið notuð á vefnum og Marel ákvað að fá aðkeypta lausn, 23video, sem hann mælti með en alls hafa 600 myndbönd verið birt á innri vefnum.
Tekið er sérstakt tillit til starfsmanna sem sitja ekki við tölvu en þeir eru fjölmargir hjá Marel. Boðið er upp á app þar sem m.a. er hægt að nálgast fréttir. Upplýsingaskjáir og snertiskjáir eru á fjölförnum stöðum, t.d. mötuneyti og salerni. Á þessum skjám birtast upplýsingar af innri vefnum sem róterast sjálfkrafa og á snertiskjám er hægt að vafra um innri vefinn.
MyMarel keyrir á SharePoint 2013 en Björgvin sagðist vera mjög ánægður með kerfið, leitin hafi t.d. reynst sérstaklega öflug.
Innri vefur N1
Díana Dögg Víglundsdóttir, vefstjóri N1, sagði frá nýlegum innri vef fyrirtækisins (Torgið) sem er með talsvert aðra nálgun en flestir innri vefir. Megin áherslan er á samfélagsdrifið efni. Forsíða vefsins líkist Facebook vegg (Dælan) þar sem starfsmenn geta sett inn efni, hvort sem það eru viðburðir, myndbönd, uppskriftir, smáauglýsingar eða brandarar. Valdir starfsmenn geta sett inn fréttir.
Efni sem er birt á Dælunni er ýmist birt öllum starfsmönnum eða völdum hópum sem eru skilgreindir á innri vefnum (t.d. gönguhópur eða tiltekin starfsstöð). Sá sem setur inn færsluna velur hópana. Hægt er að setja inn mynd með hverri færslu og þær birtast óritskoðaðar.
Í símaskránni geta starfsmenn sett sjálfir inn myndir og markmiðið var að gera símaskrána heimilislega og persónulega. Ekki hafa allir tekið vel í það og viljað nota eldri myndir úr starfsmannagrunni sem Díönu finnst ekki gott. Þarna geta starfsmenn líka skráð sig í hópa fyrirtækisins.
N1 býr við sambærilegar áskoranir og Marel þar sem aðeins hluti starfsmanna er við tölvu og dreift um allt land. Af 721 starfsmanni eru 201 með netfang en ein tölva er á hverri starfsstöð sem starfsmenn deila. Til að vega upp á móti þessu geta starfsmenn komist á vefinn hvar sem er og í gegnum síma. Engir eldveggir, aðeins aðgangsorð (sjá skjáskot).
Þegar Díana kom til starfa 2014 var vinna þegar hafin við nýjan vef. Markmiðið var að ná til allra starfsmanna en upplýsingar náðu ekki til allra áður. Oftast voru upplýsingar prentaðar út og hengdar á korktöflur. Á nýjum vef áttu starfsmenn að fá rödd til að tjá sig og stytta átti boðleiðir.
Á nýja vefnum er matseðill en ólíkt fyrri vef þá geta aðeins starfsmenn á Dalvegi séð hann. Myndasöfn eru mikið skoðuð og #hashtög (myllur) eru notaðar til að flokka efnið. N1 byggir á gömlum grunni og býr yfir stóru myndasafni en verið er að færa eldri myndasöfn inn.
Starfsmenn geta skráð inn athugasemdir við myndir og hægt er að “tagga” (gefa efnisorð) fréttir. Hægt er að skrá sig á viðburði í gegnum vefinn og sjá fjölda þeirra sem mætir svipað og er hægt á Faceook. Einnig er hægt að skrá maka með þegar það á við og bæta við athugasemdum eða senda inn spurningar.
Likt og á flestum innri vefjum eru afmælisbörnin birt á forsíðu og þegar um stórafmæli er að ræða þá geta starfsfélagar gefið viðkomandi gjöf að verðmæti 1.000 krónur sem launadeildin sér um að innheimta og starfsmaðurinn fær svo peningagjöfina afhenta.
Díana varði seinni hluta fyrirlestrarins í að sýna virkni á innri vefnum með því að skrá sig inn á vefinn sem var mjög áhugavert.
Innri vefur N1 keyrir á Corrian, sérsmíðuðu kerfi frá Premis.
Vefstjórar fyrirtækjanna fá bestu þakkir fyrir að deila skjáskotum. Ég bendi lesendum á að glærur frá viðburðinum má finna á vef Ský.
