Facebook at Work: LAUSNIN fyrir innri vefi? | Fúnksjón stafræn ráðgjöf

Athygli er vakin á því að eftir að þessi grein birtist hefur Facebook formlega kynnt Facebook at Work sem vöru og nefnist hún WORKPLACE. Ýmsum spurningum sem velt er upp í þessari grein hefur verið svarað m.a. um kostnað. Vísa á vef Workplace fyrir nánari upplýsingar – önnur grein um þessa lausn er væntanleg síðar.

Hvernig hljómar það að redda upplýsingamiðlun innan fyrirtækisins í eitt skipti fyrir öll? Að fá ókeypis lausn sem er öflug, vel hönnuð og allir í fyrirtækinu kunna nú þegar á getur tæplega verið slæmur kostur, eða hvað? Ég er að tala um Facebook at Work.

Um nokkurt skeið hefur Facebook þróað þessa nýju afurð og er ætluð fyrirtækjum. Innleiðing hefur átt sér stað hjá yfir 450 fyrirtækjum og afurðin nú þegar numið land á Íslandi þar sem Eimskip ruddi brautina og Icelandair hefur fylgt á eftir. Mér skilst að mörg önnur íslensk fyrirtæki langi til að feta í fótspor þeirra.

Hvað er Facebook at Work, hvaða þýðingu hefur tilkoma þess á innri vefi og upplýsingamiðlun? Í þessari grein reyni ég svara þessum spurningum og skilgreina kosti og galla þess að innleiða samfélagsmiðilinn inni í fyrirtækjum.

Facebook leitar fleiri stoða

Það er leitun að manneskju á Íslandi sem ekki þekkir Facebook og margir eiga erfitt með að komast í gegnum daginn án þess að líta þar inn. Við stelumst líka til þess í vinnunni – oft með smá samviskubiti en afsökun okkar er að samfélagið er nánast búið að gera kröfu til þess að við séum virkir notendur. Hvernig ætti annars að skipuleggja starfið í grunnskólanum, íþróttastarf barnanna, ættarmótið og allt hitt sem við notum Facebook í dags daglega? Facebook er stór hluti af lífi okkar, sérstaklega utan vinnunnar.

Þrátt fyrir sterka stöðu þá hafa stjórnendur Facebook áttað sig á því að fyrirtækið þarf að sækja á ný mið til að styrkja stöðu sína í samkeppni við aðra samfélagsmiðla enda sótt að Facebook úr mörgum áttum.

Ég kem víða við í íslenskum fyrirtækjum og síðustu mánuði er ég undantekningalítið spurður út í þessa lausn. Framan af hafði ég frekar fá svör enda lítið hægt að lesa sig til nema stöku fréttatilkynningar þar sem afurðin er lofuð. Frekar lítil umræða er í faghópum um innri vefs mál sem ég vakta og fáar reynslusögur til að byggja á. Það eru í raun ekki nema 10 mánuðir frá því að Facebook at Work vakti fyrst verulega athygli þegar tilkynnt var um innleiðingu hjá Royal Bank of Scotland.

Facebook ógnin kemst á nýtt stig

Síðustu misseri hefur verið talað um Facebook ógnina við innri vefi og þá var átt við að í sífellt auknum mæli hafa samskipti og upplýsingamiðlun innan fyrirtækja færst af innri vefnum yfir á Facebook í lokuðum hópum sem fyrirtæki hafa yfirleitt enga yfirsýn yfir. En hvað getum við þá sagt þegar Facebook hefur þróað afurð sem hreinlega er ætlað að koma í staðinn fyrir eða takmarka verulega þörfina fyrir innri vefi, símkerfi, videofundabúnað og tölvupóst? Það er ógn í nýju veldi!

Margir sérfræðingar á sviði samfélagsmiðaðra lausna fyrir fyrirtæki eru fremur neikvæðir gagnvart þessu útspili og vara við ógninni sem hugbúnaði og störfum sérfræðinga stafar af vegna Facebook at Work.

Það er líka auðvelt að draga þá ályktun fyrir undirritaðan að hér sé um talsverða ógn fyrir ráðgjafa í innri vefs málum. Fáfræði skapar fordóma og eina leiðin til að vinna á þeim er að lesa sig til. Og það hef ég gert.

Ég hef hitt fulltrúa Eimskips og kynnt mér lítillega notkun starfsmanna Icelandair á þessari lausn sem fór í loftið fyrir almenna starfsmenn í sumar. Ég hef gúgglað allt sem mér dettur í hug og lesið margt af því sem hefur verið skrifað. Hafa ber í huga að þetta er ekki enn orðin formleg afurð frá Facebook og enn er hún í beta útgáfu þar sem aðeins fáir komast í gegnum nálaraugað og geta innleitt Facebook at Work. Um 60.000 fyrirtæki voru í biðröð í vor!

Það sem við getum byggt á hér á landi er 4-5 mánaða reynsla Eimskips og ekki er nema liðlega mánuður frá því að Icelandair innleiddi kerfið hjá sér og því of snemmt að kalla eftir reynslusögu. En það sem ég heyri frá starfsmönnum er mjög jákvætt. Starfsmaður Icelandair sagði þetta miklu breytingu fyrir sig, viðkomandi væri mun betur upplýstur en áður, færi oftar inn til að fá upplýsingar, ætti auðveldara með að tjá sig og allt aðgengi væri miklu betra með appinu í stað þess að skrá sig inn í gegnum vafra.

Hvað verður um aðrar samfélagsmiðaðar lausnir?

Undanfarin ár hafa mörg erlend fyrirtæki þróað lausnir sem eiga að leysa samfélagsmiðlun innan fyrirtækja og líklega þekktasta lausnin á íslenska markaðnum er Yammer sem Microsoft býður upp á með Sharepoint. Yammer hefur ekki náð neinu flugi hér á landi – held ég að mér sé óhætt að segja – jafnvel þó haldið hafi verið fram að Yammer væri í raun “Facebook at Work” enda mikil líkindi með hönnun og virkni.

Það eru einnig minni íslensk fyrirtæki, t.d. Premis, Sendiráðið og Stefna, sem af miklum metnaði hafa þróað samfélagsmiðaðar innri vefs lausnir. Innleiðingu Flugunnar hjá Isavia er dæmi um slíkt. Þetta útspil Facebook er þessum lausnum og mörgum öðrum umhugsunarefni.

Grunnspurningum svarað

Aukin samskipti, bætt vinnuflæði, styrking þekkingarmiðlunar, aukin framleiðni og minni tölvupóstur eru meðal helstu markmiða Facebook at Work. Fyrirtæki fá í hendur eigin samfélagsmiðil til að miðla upplýsingum og styrkja liðsandann.

Eðlilega vakna upp margar spurningar þegar innleiða á kerfi á borð við Facebook at Work í fyrirtækjum. Hér eru þær helstu:

Hver er munurinn á Facebook og Facebook at Work? Facebook at Work er aðskilið með sér aðgangi og blandast ekkert við persónulegan Facebook aðgang. Í staðinn fyrir að hafa vini býrðu til og ferð inn í hópa með samstarfsfélögum. Það sem þú gerir á prívat Facebook blandast ekki við Facebook at Work.
Þurfa starfsmenn að vera Facebook notendur? Nei, það er ekki krafa. Þetta eru aðskilin vefsvæði og öpp.
Getur vinnuveitandi séð prívat reikninga starfsmanna? Nei, ekki nema það sem þú birtir sjálf/ur opinberlega
Er enginn útlitsmunur á Facebook og Facebook at Work? Jú en hann er lítill, Facebook at Work er með grátt þema en Facebook blátt.

Sjá aðrar spurningar á vef FB at work.

Ráðist á síló og fundi

Stoðir Facebook at Work eru fjórar

Prófíll (Profile)
Hópar (Groups)
Fréttastraumur (News Feed)
Vinnuspjall (Work Chat)

Markmiðið er að brjóta niður síló innan fyrirtækja en það er einmitt einn helsti vandi í upplýsingamiðlun fyrirtækja í dag – skilaboð eru einhliða, frá yfirmönnum og niður og ná ekki á milli deilda. Facebook at Work á að geta komið í staðinn fyrir innri fréttabréf, tilkynningar, tölvupósta og fundi. Og hver vill ekki losna við fundi?

Innri markaðssetning skiptir miklu máli til að innleiðing takist vel. Eimskip réð t.d. starfsmann til að halda utan um Facebook at Work innleiðinguna, viðhalda og þróa verkefnið.

Skráning starfsmanna fer þannig fram að sendur er tölvupóstur á starfsmenn og þeir beðnir um að logga sig inn (með eigin notandanafni og lykilorði) og þar með flytjast inn grunnupplýsingar úr Active Directory um starfsmenn sem þeir geta síðar uppfært. Starfsmenn skrá í framhaldi inn símanúmer svo Facebook geti sent sms til að hlaða niður appinu. Reynsla hjá fyrirtækjum sýnir að meirihluti starfsmanna skráir sig strax inn og sum fyrirtæki hafa getað státað af 90% nýskráningum á stuttum tíma.

Innri vefurinn deyr ekki en skreppur saman

Út frá því sem ég hef kynnt mér meðal erlendra fyrirtækja og þeirra íslensku þá er Facebook at Work í fæstum tilvikum ætlað að leysa allt sem innri vefjum er ætlað að sinna. Samkvæmt mínum upplýsingum hafa Eimskip og Icelandair ekki í hyggju að loka sínum innri vefjum (báðir í Sharepoint) en ýmis virkni og upplýsingamiðlun færist yfir til Facebook at Work. Sömu sögu er að segja af Royal Bank of Scotland og Heineken svo dæmi séu tekin. Den Norske Bank sem innleiddi Facebook at Work í janúar sl. áformar hins vegar að leysa innri vefinn af hólmi.

Bæði Icelandair og Eimskip starfa víða um heim, eiga dótturfélög og starfsmenn vinna ólík störf, sumir sitja við tölvu, aðrir eru á vettvangi og mikið á ferðinni. Þá skiptir miklu máli að hafa sveigjanleg vinnutól sem auðvelt er að nota á milli landa, hópa og í hvaða tækjum sem er. Facebook at Work uppfyllir það mjög vel enda hraðvirkt, aðgengilegt í appi, skalanlegt fyrir snjalltæki og margir möguleikar til samskipta t.d. með fjarfundabúnaði, videomiðlun og hægt að hringja í gegnum hugbúnaðinn.

Það sem Facebook at Work er ekki ætlað gera eða nær ekki að sinna er t.d. skjalavistun, tengingar við ýmis innri kerfi s.s. beiðnakerfi, fundabókanir, eyðublöð, bókasafn og svo hin ýmsa sérvirkni sem er að finna á flestum innri vefjum. Það er lítið eða ekkert svigrúm til að fá inn séróskir sem er skiljanlegt þegar verið er að skipta við risa eins og Facebook. Á hinn bóginn er stöðugt verið að vinna að breytingum og endurbótum á kerfinu enda enginn skortur á mannafla og fé til framkvæmda á þeim bænum.

Með Facebook at Work ætlar Facebook sér enn stærri hlut af rafrænni tilveru okkar hvort sem það er í vinnu eða einkalífi. Við þurfum ekkert að velkjast í vafa um að það eru stærrri markmið hjá Facebook en að rétta viðskiptalífinu hjálparhönd. Stærra markmið er að kortleggja hegðun starfsmanna og samskipti þeirra á vinnustaðnum. Þar er gullnáman, fá aðgang að verðmætum upplýsingum sem hægt er að greina (ekki niður á persónur) og hagnast á. Þó það sé skýrt tekið fram að fyrirtæki eigi sín gögn þá getur Facebook greint hegðunina og mynstrið.

Gagnrýnin er til staðar

Gagnrýni sem hefur komið á Facebook at Work lýtur ekki síst að því að fyrirtækið sé orðið of umfangsmikið í daglegu lífii fólks, að það sé komin ástæða til að óttast “Stóra-Bróður”, að það sé fylgst með hverju spori okkar. Enn sem komið er fá fyrirtæki takmarkaða möguleika sjálf til að greina umferð starfsmanna um Facebook at Work en greiningargeta stjórnenda Facebook er gríðarleg.

Við verðum líka að muna að það hefur enginn samfélagsmiðill litið dagsins ljós þar sem tekjumódelið birtist ekki á endanum með tilheyrandi auglýsingum. Það verður örugglega ekkert öðruvísi með Facebook at Work. Twitter, Instagram, Facebook, LinkedIn og Snapchat byrjuðu öll sem ókeypis útgáfur án auglýsinga en við vitum hvað hefur gerst síðan. Facebook at Work er enn í beta-útgáfu en sagt er að lokaútgáfa líti dagsins ljós síðar á þessu ári og þá kemur verðmiðinn líklega í ljós.

Það hafa margir sett spurningu við öryggismálin, hvort eigi að treysta Facebook fyrir trúnaðargögnum fyrirtækja og starfsmanna þeirra. Svar forstöðumanns markaðs- og kynningarsviðs Eimskips, Ólafs W. Hand, er einfalt: “Ef öryggið er nægilega gott fyrir banka og stórfyrirtæki í Evrópu þá er það nægilega gott fyrir okkur hjá Eimskip.” Það færi nú heldur ekki vel hjá Facebook ef öryggismálin væru ekki forgangsmál og það má lika sjá á vef Facebook at Work að öryggismálin eru í öndvegi.

Margir hafa áhyggjur af því að með því að hafa starfsmenn innskráða á Facebook at Work aukist truflanir verulega í starfi. Það þekkja það allir hvað það getur haft truflandi áhrif við vinnu að fá stöðugt ný skilaboð, óskir um spjall, fyrirspurnir og í ofanálag er ætlast til þess að allir svari samstundis. Það sem vegur upp á móti þessari truflun er mun minna tölvupóstsáreiti, sem forsvarsmenn Eimskips staðfesta. Svo er spurning hvort muni reynast meiri truflun.

Kostir og gallar Facebook at Work

Í þessari grein hef ég gert grein fyrir hvernig Facebook at Work virkar eftir því sem ég best hef kynnt mér. Ég hef dregið fram ýmsa eiginleika, talið upp kosti og gagnrýni á kerfið. Ég get ekki svarað öllum spurningum sem brenna á fólki enda reynslan takmörkuð enn sem komið er.

Það sem ég tel öruggt er að Facebook at Work á eftir að hafa veruleg áhrif á markaðinn og þar er vefráðgjöf ekki undanskilin! Við munum sjá kerfi gefast upp í baráttunni við Golíat, því miður fyrir Davíð. Í svona ógnunum felast líka stór tækifæri og þá er að grípa þau.

Kostir – hvað græðum við?

Enginn kostnaður í byrjun
Einn samfélagsmiðill innanhúss í staðinn fyrir mörg samfélagstól innan- og utanhúss
Upplýsingamiðlun verður dreifstýrðari, möguleiki á að virkja starfsfólk betur en áður
Starfsmenn eru liklegri til að upplifa kerfið sem sitt frekar en önnur innri vefs tól
Hægt að leysa upp lokaða Facebook hópa og minni hætta á að fólk deili viðkvæmum upplýsingum
Auðveldara að halda utan um stjórnun á hópum, á Facebook hefurðu ekki yfirsýn um alla hópa
Auðveld innleiðing og einfalt að nota
Góð hönnun og notendaupplifun (UX)
Fólk á auðvelt með að láta skoðanir sínar í ljósi
Öflug leitarvirkni
Skemmtilegt verkfæri, aukin ánægja á vinnustað
Hentar sérstaklega vel fyrir vinnustaði sem eru á mörgum stöðum, í mörgum löndum og með starfsmenn á ferðinni
Fækkar tölvupóstum og minnkar þörf til að sitja fundi
Stöðug þróun á næstu árum
Aukin gleði að vinna í þessu kerfi samanborið við önnur kerfi
Samvinna eykst og upplýsingamiðlun eflist
Góð mobile upplifun, app og tilkynningar draga fólk inn
Starfsmenn líklegri til að líta oftar við, lægri þröskuldur en innskráning á innri vef (utan fyrirtækisins)

Gallar – hvað ber að varast?

Þó kerfið sé “ókeypis” í dag segir saga allra samfélagsmiðla að auglýsingar munu birtast
Óljóst hvað kerfið mun kosta þegar live útgáfa tekur við af beta
Hætta á meiri truflun / hávaða með stöðugu áreiti frá enn einum samfélagsmiðli
Óvissa með hvað Facebook ætlast fyrir með gögnin sem safnast upp
Möguleiki á því að fólk birti efni sem er ætlað vinnunni á Facebook – eina sem skilur að er öðruvísi litur
Leysir ekki öll innri vefs mál fyrirtækja, áfram notast við undirkerfi til að halda utan um skjöl, fræðslu, bókun innanhússfunda, bókasafn, afmælisdaga, skjalasafn, tímaskráningar o.fl.
Flækjustig að tengjast innri kerfum
Nær ómögulegt að hafa áhrif á þróun eða fá sérlausnir
Ekki hægt að setja eigið brand – öll fyrirtæki verða í sama útliti
Upplýsingaarkitektúr er óljós, lítið skipulag – nauðsynlegt að treysta á leit
Ekki sömu möguleikar á að búa til eigin karakter fyrir innri vefinn eins og Uglan hjá HÍ eða Flugan hjá Isavia
Öryggishræðsla, þrátt fyrir trúverðugar lýsingar á öryggi kerfisins getur verið erfitt að sannfæra kerfisstjóra í fyrirtækjum!
Hætta á of miklu flæði upplýsinga?
Ekki sömu möguleikar á að greina umferð og á vef (Google Analytics)
Hræðsla við “Stóra-Bróður”?

Vonandi hefur þessi grein upplýst þig ágætlega um hvernig Facebook at Work virkar og hjálpað þér til að átta þig á hvort þetta sé lausn sem hentar þínu fyrirtæki. Facebook at Work er ekki allsherjarlausn sem hentar öllum frekar en aðrar hugbúnaðarlausnir. Áður en þú tekur ákvörðun þurfa þarfirnar að vera ljósar. Vertu viss um að þú hafir þær á hreinu áður en þú tekur næstu skref.