Vefstjórar og aðrir sem sinna vefumsjón fá oft á tíðum ónógan stuðning að ofan og starfið getur tekið á taugarnar. Víða vantar styrkari stoðir undir vefinn og festu í skipulagi. Þá er kominn tími til að smíða vefstefnu. Ekki aðeins vefstjórans vegna heldur með hagsmuni fyrirtækisins í huga.
Á fundi Ský 27. ágúst 2014 flutti ég erindi um mikilvægi vefstefnu. Þessi grein byggir á efni fyrirlestursins en nálgast má glærurnar hér fyrir neðan.
Ég hef áður líkt sambandi vefstjóra og hagsmunaaðila í fyrirtæki við samband háseta og skipstjóra. Oft á tíðum er eins og vefstjórinn hafi lítið um stjórn vefsins að segja heldur þarf að beygja sig undir duttlunga og ákvarðanir annarra í fyrirtækinu, t.d. lögfræðingsins, forstjórans, markaðsstjórans og upplýsingafulltrúans.
Staða ábyrgðarmanns vefsins í skipuriti flestra fyrirtækja er ófullnægjandi, hann er gjarnan undirmaður markaðsstjórans, situr ekki stjórnendafundi og hefur óskýrt umboð til afhafna. Það er líklega nokkuð langur vegur í að staða vefstjóra verði almennt framkvæmdastjórastaða í fyrirtækjum og stofnunum. En miðað við mikilvægið þá ætti ekki svo að vera.
Skref í átt að styrkja stöðu vefmála og í raun allrar rafrænnar þjónustu er að setja sér stefnu. Smíði vefstefnu leysir ekki allan vanda en hún getur auðveldað vefstjóranum störfin og er honum mikilvægt haldreipi þegar hagsmunaaðilar gerast of ágengir. Það sem er kannski enn mikilvægara er að vefstefnan styrkir stoðir fyrirtækisins. Fyrirtæki eða stofnun sem markar sér ekki stefnu í rafrænni þjónustu mun sitja eftir í samkeppni.
Vefstefna er ekki skúffuefni
Vefstefnan á að vera sýnilegt plagg. Hana á ekki að geyma í skúffu. Að mínu mati ættu fyrirtæki að birta megininntak sinnar vefstefnu opinberlega. Smáatriðin, markmiðin, verklagsreglur og annað sem fylgir vefstefnunni þurfa ekki að vera sýnileg en það skapar traust meðal viðskiptavina ef stefnan er skýr og metnaðarfull. Opinber birting veitir ennfremur aðhald sem er fyrirtækjum og stofnunum nauðsynlegt.
Þegar orðið vefstefna er gúgglað þá koma aðeins upp örfáar vefstefnur opinberra aðila, ekkert einkafyrirtæki virðist birta sína vefstefnu opinberlega. Ástæðan í mörgum tilvikum er líklega sú að stefnan er ekki til eða þá að leynd hvílir yfir henni.
Ég veit af eigin reynslu að vefstjórar eru í vandræðum með að smíða vefstefnu og koma henni til samþykktar. Ég hef hafið vefstefnuvinnu mörgum sinnum á mínum ferli, einu sinni var ég kominn langleiðina með smíði hennar en alltaf náðu önnur verkefni að komast fram fyrir. Stefnumótun er ekki einföld en hún á ekki heldur að vaxa neinum í augum. Þetta er átaksverkefni og þar liggur einmitt styrkleiki Íslendinga, þ.e. í skorpuvinnu!
En hvað er vefstefna?
Vefstefna nær yfir alla rafræna þjónustu, vefi, innri vefi, öpp, samfélagsmiðla, markaðssetningu á netinu, skrif, tækniumhverfi og hönnun. Vefstefnu á ekki að skrifa í tómarúmi. Hún þarf að endurspegla hugmyndafræði fyrirtækisins, vera í samræmi við aðrar stefnur þess og þarf að taka mið af grunngildum sem þar koma fram. Það er ekki til klár uppskrift að vefstefnu en hún á að vera auðskilin og mikilvægt að allir hagsmunaaðilar þekki inntakið og vinni eftir henni.
Vefur/ir fyrirtækisins er miðpunkturinn í vefstefnunni. Til stuðnings þurfa að fylgja ítarlegri kaflar þar sem farið er í einstaka þætti. Úr verður n.k. vefhandbók sem er gagnlegt að viðhalda og verður núverandi vefteymi og þeim sem kunna að taka síðar við mjög gagnleg.
Hvernig er vefstefna unnin?
Þegar vefstefna er mótuð er mikilvægt að fá stuðning stjórnenda, leita samráðs hjá mikilvægustu hagsmunaaðilum vefsins í fyrirtækinu. Þetta má gera með viðtölum við einstaklinga og kynningum fyrir mikilvægum hópum. Einnig er gott fá viðskiptavini í viðtöl.
Með einstaklingsviðtölum fáum við fram sjónarmið sem annars myndu ekki koma fram, starfsmenn fá tilfinningu fyrir því að á þá sé hlustað og að þeir hafi áhrif.
Fyrirtæki þurfa einnig að skoða samkeppnina og leggjast í SVÓT greiningu, meta styrkleika, veikleika, ógnanir og tækifæri.
Það má þó ekki flækja málin með of umfangsmiklum undirbúningi því þá er líklegt að niðurstaðan verði sú að vinnan sofni. Af minni reynslu er best að vinna vefstefnu hratt. Þetta er skorpuvinna sem má klára á nokkrum vikum þó formlegt samþykktarferli geti tekið lengri tíma. Mikilvægt er að stefnan fái umfjöllun og samþykki í efsta lagi fyrirtækisins og stefnuna þarf að endurskoða a.m.k. einu sinni á ári.
Mistök í vefstefnumótun
Þegar ég lít til baka og hugsa um ástæður þess að góður vilji dugði ekki einn og sér til að skila sér í samþykktri vefstefnu þá eiga verkefni sem ég hef komið að nokkuð sammerkt.
- Skortur á stuðningi stjórnenda
- Ónógt samráð
- Of stór stýrihópur
- Úthaldsleysi
- Röng forgangsröðun
Þegar farið er af stað er nauðsynlegt að vera búinn að tryggja sér stuðning stjórnenda. Kynna verkefnið og fá stuðning í formi tíma og fjármuna til að sinna verkefninu.
Lengi vel á mínum ferli i vefstjórn taldi ég mig vita betur en flestir aðrir. Mér fannst samráð vera tímasóun og til að flækja hlutina. Þarna skjátlaðist mér. Það verður engin skynsamleg vefstefna til nema sjónarmið notenda komist að og ólíklegra að hún njóti víðtæks stuðnings.
Vefstefna er ekki hilluvara sem þú getur tekið frá öðrum og sett nafn á þínu fyrirtæki við. En rétt eins og að samráð er mikilvægt þá er líklega enn mikilvægara að vinnunni sé stýrt af fámennum hópi sem hefur skýrt umboð. Of stór stýrihópur þýðir að verkefnið verður seinlegt, stefnan verður líklega útvatnaðri eða jafnvel sofnar á leiðinni þar sem erfitt er að halda slíku verkefni gangandi með stóran hóp í eftirdragi. En sjónarmið fjöldans fást með viðtölum, helst maður á mann eins og ég hef áður rakið.
Ávinningur
Það er margvíslegur ávinningur sem fæst með smíði vefstefnu og ekki síst eftirfarandi:
- Undirstrikar mikilvægi vefsins
- Stuðningur stjórnenda tryggður
- Grunnur lagður sem auðveldar næstu verkefni
- Lykilverkefni hafa verið skilgreind
- Hlutverk og eignarhald þekkt
Sem sagt beinn og breiður vegur vefmála og aukið vægi rafrænnar þjónustu. Er þér til setunnar boðið?
Opinberar vefstefnur
Nokkrar stofnanir hafa birt vefstefnu sína opinberlega en ekkert einkafyrirtæki mér vitanlega (með aðstoð Google). Það er hollt og gott að rýna verk annarra en forðist samt að afrita stefnur í blindni. Vefstefna er ekki hilluvara.
Mynd í haus: https://www.flickr.com/photos/sybrenstuvel/
